واژه‌ی «پرتال سازمانی» زیاد شنیده می‌شود، اما دقیقاً یعنی چه و چه فرقی با یک سایت معمولی دارد؟ در این مقاله ساده توضیح می‌دهیم پرتال چیست و چه زمانی سازمان شما واقعاً به آن نیاز دارد.

مطالبی که در ادامه می خوانید:

سایت معمولی بیشتر برای معرفی است: می‌خوانید و می‌روید. اما پرتال جایی است که کاربر وارد حساب خود می‌شود و کاری انجام می‌دهد: درخواست ثبت می‌کند، فرم پر می‌کند، وضعیت را پیگیری می‌کند یا خدمتی می‌گیرد. پرتال یک ابزار کاری است، نه فقط یک ویترین.

پرتال می‌تواند رو به بیرون باشد (برای ارباب‌رجوع و مشتری، مثل ثبت و پیگیری درخواست) یا رو به داخل (برای کارکنان، مثل مرخصی، فرم‌ها و اطلاعیه‌ها). خیلی از سازمان‌ها هر دو را دارند.

اگر بخش زیادی از وقت پرسنل صرف پاسخ تلفنی و کارهای تکراری می‌شود، اگر درخواست‌ها روی کاغذ گم می‌شوند، یا اگر ارباب‌رجوع برای هر کار کوچک باید حضوری مراجعه کند، این‌ها نشانه‌ی نیاز به پرتال است.

خدمات آنلاین می‌شوند و مراجعه و تماس کم می‌شود؛ هر درخواست کد رهگیری و مسیر تأیید مشخص دارد؛ و همه‌چیز ثبت و قابل پیگیری است. نتیجه، هم رضایت بیشتر ارباب‌رجوع است و هم بار کمتر روی پرسنل.

چون پرتال با داده‌ی کاربران و سازمان کار می‌کند، ورود امن، سطوح دسترسی دقیق و پشتیبان‌گیری منظم ضروری است. این‌ها باید از ابتدای طراحی در نظر گرفته شوند، نه بعداً.

پرتال سازمانی جایی است که کار آنلاین انجام می‌شود و وقتی حجم درخواست و خدمات زیاد است، به‌صرفه می‌شود. برای دیدن امکانات، صفحه‌ی طراحی پرتال سازمانی را ببینید.

تصمیمِ معماری — چند دامنه و زیرمجموعه‌ها کجا بنشینند — در سایت شرکتی یا سایت هلدینگ آمده.

روشِ برآوردِ هزینه‌ی این پروژه — و این‌که ریسک در هر مدلِ قرارداد کجا می‌نشیند — در هزینه‌ی نرم‌افزار اختصاصی چطور برآورد می‌شود آمده.

این‌که خریدارِ صنعتی چطور جست‌وجو می‌کند و سایت باید چه صفحاتی داشته باشد، در سایت کارخانه چطور مشتری صنعتی می‌آورد آمده.

تفاوتِ این سیستم با CRM و این‌که کِی نسخه‌ی اختصاصی لازم می‌شود، در CRM چیست و چه زمانی اختصاصی لازم است آمده.